¿Qué es Business Process Management (BPM)?
BPM, Business
Process Management o Gestión de Procesos, es un conjunto de acciones
integrales, de circuito cerrado y procesos de gestión analítica, apoyada por la
tecnología, que aborda todas las actividades de su empresa.
BPM es un
facilitador para las empresas tanto en la definición de objetivos estratégicos
como en la medición y gestión del cumplimiento de esos objetivos.
Los procesos básicos de BPM incluyen la planificación
financiera y operativa, la consolidación y presentación de informes, el
modelado, análisis y seguimiento de indicadores claves de rendimiento
relacionados con la estrategia organizacional.
El compromiso
adquirido con el cliente, se basa en el respeto por su actual estructura,
proporcionando una guía que llevará paso a paso a su organización a una mejora
en sus procesos. Es importante saber lo que implica un cambio en los
procesos de negocio, por lo que trazar un plan implica metas alcanzables para
lograr el éxito del mismo.
Metodología del Business Process Management
Mediante la
aplicación de una metodología de BPM, su empresa logrará:
·
Reducción
de costos
·
Control
Interno
·
Mayores
utilidades
·
Ventajas
competitivas
·
Aumento
de la Satisfacción de sus Clientes
Otro valor
agregado de BPM es que ofrece una solución completa, que abarca todas las
etapas de un proceso de negocio: análisis, desarrollo, ejecución y monitoreo de
los procesos.
La disciplina BPM
tiene impedancia en 4 aspectos del negocio:
·
Estrategias
·
Governance
(Administración y Control)
·
Estructura
Organizacional (Organization)
·
Cultura
La aplicación de
BPM trae consigo una serie de beneficios para las empresas, además de los
enumerados precedentemente. Los casos en los cuales se ha utilizado BPM, han
reportado beneficios que van desde la mejora en las capacidades de dirección de
la firma, pasando por la reducción de obstáculos al momento de reaccionar ante
cambios del mercado, hasta adquirir mayor capacidad de análisis sobre el
desempeño de la empresa.
Los siguientes son
otros beneficios identificados:
- Visibilidad de los procesos de la empresa.
- Mayor flexibilidad y agilidad para adaptación al cambio.
- Posibilidad de integrar la información dispersa del negocio en diferentes sistema
- Dirigir los esfuerzos de la empresa de una manera planeada y alineada con los objetivos estratégicos.
- Adquirir la habilidad para diseñar, simular y monitorear procesos de manera automática y sin la participación de usuarios técnicos.
- Adquirir una ruta de mejoramiento y eficiencia continua al convertir actividades ineficientes en menores costos a través de uso de tecnología enfocada en procesos.
- Reducir costos futuros de integración y mantenimiento al adquirir tecnología ya preparada para abordar el cambio.
- Mejorar el conocimiento de las funciones y atribuciones de cada puesto de trabajo.
Lograr estos
beneficios es el resultado de la aplicación metódica de prácticas de gestión,
de la implementación y adopción de formas de operar automatizadas y
estratégicamente seleccionadas. La aplicación de tecnología dentro de BPM es
llamada BPMS o Suites de BPM, a modo de ejemplo podemos mencionar:
·
Auraportal
·
Polymita
·
Ultimus
·
BizAgi
Sin BPM, usted
está en riesgo; la visibilidad de los resultados financieros históricos ya no
es suficiente, la demanda interna por planificación estratégica, así como
factores externos, requieren de un análisis a futuro. Sin una estrategia de BPM
puede estar operando a ciegas en el mundo acelerado e implacable de hoy.
BPM es fundamental
si se va a responder a los siguientes tipos de desafíos:
A) Mercado
Competitivos
La normativa y las
presiones competitivas se han intensificado, aumentado la necesidad de
implementar una solución BPM eficaz. Estas soluciones son esenciales para la
supervivencia y el éxito de su empresa.
B)
Necesidad de procesos repetitivos y predecibles
La necesidad de
procesos repetitivos y predecibles para la gestión del desempeño es una razón
clave por la que muchos líderes de negocios han buscado con un vigor renovado
las mejores soluciones de rendimiento de gestión en su clase. El BPM le ayudará
a establecer estos procesos.
C) Consolidación
de los datos
El BPM y BPMS
ayuda a su empresa al consolidar la información en un repositorio, permitiendo
a todos a trabajar desde el mismo conjunto de datos.
D)
Necesidad de indicadores no financieros
Cada vez es más
importante hacer un seguimiento a aspectos no financieros de los resultados
corporativos. Las empresas han aumentado cada día más su interés por la
importancia de las métricas no financieras, tales como:
·
La
satisfacción del cliente
·
Calidad
de productos y/o servicios
·
Rendimiento
operativo
Estas métricas son
conductores críticos o importantes para el éxito y el BPM permite acumular y
analizar estos datos.
E)
Alineación de los empleados con los objetivos corporativos
Un sistema de BPM
puede ayudar a su empresa fortalecer los vínculos entre sus objetivos
estratégicos y los indicadores que le dan soporte.
Mejorar
la comunicación entre sus departamentos y entre sus empleados, logra una mayor
alienación de todos hacia los objetivos estratégicos de la organización.
BPM en la
Práctica
A través de un ejemplo básico de la recepción
de documentos, queremos demostrarle como BPM es la mejor forma de lograr el
funcionamiento óptimo de una empresa, lo anterior mediante el análisis,
documentación y optimización de los procesos existentes:
Situación Actual:
Recomendación de
mejoras en el proceso (buenas prácticas)
Como segunda etapa
se debe generar el mapa de proceso, pero, esta vez con las recomendaciones de
mejora contenidas en las “mejores prácticas”.
Mediante la
aplicación de Buenas Prácticas, el proceso anterior entregará a la Empresa:
·
Seguridad
en el control de documentos
·
Evitará
pérdidas de tiempo
·
Un
proceso controlable y ágil
·
Mejorará
la relación con Proveedores
·
Optimizará
funciones
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